公证员  张芸

      随着国民经济及人民生活水平的不断提高，出国出国留学、旅游及探亲的人数直线上升，尤其是每年的六七八月是涉外公证业务的集中爆发期，而涉外公证则成为国际交往中不可缺少的工具和法律程序。国内许多法律文件往往需要公证才能得到国外有关部门的认可。为了更好的办理涉外公证，确保涉外公证的质量，需要不断提高涉外公证人员的素质，增强责任心，笔者就涉外公证适用的范围、作用以及办理涉外公证应注意的一些问题和如何办好涉外公证，结合本人多年从事涉外公证工作的经验，谈一点自己的心得、体会，与同仁们共勉。

      一、涉外公证的概念、意义

      涉外公证，是指公证机构对具有涉外因素的公证事项，依法证明其真实性与合法性的活动。涉外因素是指申请公证的当事人一方或与公证有关的主体，公证证明对象、公证文书使用的地域等几个因素中有一个或几个因素与外国有关联。伴随着改革开放的进一步深入，越来越多的涉外公证事项需要办理，我国公证机构依法办理各种涉外公证业务，对保护申请人的合法权益，为其在境外提供法律证明和保障，促进对外交流与发展，都具有重要的意义。

      二、涉外公证的适用范围

      根据我国公证法律规范的要求，按照国际惯例，我国公证机构所公证的对象只限于在国内发生的法律行为、法律事实。发生在域外的法律行为、法律事实，当事人应向域外的公证机构申请办理，涉外公证文书主要用于以下几种情况：1、用于办理出入境手续，证明出入境所需要的相关事项；2、用于民间往来（如去国外留学、探亲、定居、谋职等）；3、用于办理各种民间法律事实；4用于涉外经济活动（如在国外设立办事机构、进出口贸易、向国外投标、承包工程、提供劳务和技术合作等）；5、用于域外诉讼或仲裁。

      三、涉外公证与国内公证的区别

      涉外公证和国内公证是我国公证活动的两个组成部分，其共同点是：都代表国家行使公证权并根据当事人的申请，依照法定程序，对法律行为，有法律意义的事实和文书的真实性、合法性加以确认并予以证明，以保护当事人的合法权益。不同之处主要有以下几个方面：

　　1、申请公证的当事人不同。涉外公证的当事人除我国公民外，还有华侨、归侨、侨眷及外国人：而国内公证的申请人，只能是我国公民；

　　2、提出申请公证的地点不同。涉外公证既可以在我国境内提出申请，也可以在境外向我驻外使（领）馆提出申请；而国内公证只能在我国境内提出申请；

　　3、公证文书发往使用的地域和效力不同，涉外公证文书主要发往国外或其他地区使用，其目的是在域外发生法律效力；国内公证书只在我国国内使用并发生法律效力；

　　4、办理公证的程序有所不同，涉外公证一般要通过认证，并附有译文；

　　5、保护的合法权益所受的法律约束不同。涉外公证所保护的合法权益，往往受所在国或地区的法律约束，有的甚至还要通过判决，才能得到保护，有的公证文书如不符合该国法律规定的，则认为无效而退回，而国内公证不发生此类问题；

　　6、办理公证的资格要求不同，办理涉外公证要求公证处和公证员须取得相应的资格；

　　7、公证书用纸不同，涉外公证书需用司法部统一发放的水印纸，而国内公证书没有此要求。

      四、办理涉外公证应注意的问题

      1、真实性

      所谓真实性就是指公证机构办理的公证事项必须经过调查核实，确认无误。对不具有真实性的行为事实等，不予提供公证，如在涉外公证中，当事人为达到自身目的，往往提供虚假的证明材料，这就需要公证员除了有一双火眼金睛外，还应对当事人提供的证明材料进行认真审查核实。

      2、合法性

      合法性是指某一所需公证事项内容必须不违背我国现行的法律、法规和政策，必须不危害我国国家和人民的利益。也就是遵守我国法律，参照国际惯例，并考虑各国有关法律不同的规定。如当事人要求办理在域外取得的证书或域外机构提供的文件公证，首先我们应审查核实所提供的材料是否有违反我国的法律、法规等情形，其次按司法部有关规定给与办理。

      3、其它事项

      （1）办理涉外公证，申请人应向公证处提出申请，申请内容主要包括：申请人的基本情况，要求公证的事项，办理公证的目的和要求，在哪个国家和地区使用；

      （2）要求公证事项，均须由申请人单位（有人事权）或相应国家机关、事业单位的职能部门出具证明，确认该事项的真实性；

      （3）申请人对有关文件进行公证，须另向公证处提交一份该文件的副本，以供审查、存档；

      （4）涉外公证一般一事一证，但是，如果几项证明内容属于同一使用目的地，可以把几份公证书装订在一起；

      （5）不能在外国文件的外文正本上盖我国公证机关和公证员的印章；

       五、涉外公证事项中的译文问题

      我国公证机构制作涉外公证文书，应当使用中文，同时还应当附有译文（日本可以不附译文）。根据《公证程序规则》第四十三条第三款的规定：“发往国外使用的公证书应当使用全国通用的文字。根据需要和当事人的要求，公证书可以附外文译文。”涉外公证文书多发往国外使用，作为我们国家正式对外的司法文书，在国际通行且权威，因此公证文书的翻译质量尤为重要，如机构名称、地名等，有些是专有名词，翻译公证书时应当与其一致。对于外国的人名、地名等，应要求当事人提供其本国的英文名称，并音译出汉语，否则可能造成翻译后与其不一致。在公证实践中经常有当事人提出自己对公证书及证明材料进行翻译，本人认为，公证书及证明材料不应由当事人自己翻译，一是当事人的翻译水平千差万别，公证员并不清楚及掌握，如果造成翻译出现问题，不仅影响当事人自己使用，更影响中国公证的整体形象。二是公证当事人由于主观或客观的原因可能会故意提供存在有一定虚假内容的公证翻译文本，比如说个别当事人为了达到国外对于学历的要求标准而对于翻译文本中英文学历的表述混淆概念或将学历翻译件提高层次。因此，对于当事人要求自己提供译文的，公证员应拒绝使用，并建议当事人将公证文书交由专业翻译公司或公证处内部翻译人员进行翻译，从而保证公证书译文的质量。

      总之，“涉外工作无小事”，涉外公证的质量直接影响到当事人的合法权益，关系到中国公证的形象和信誉。随着我国对外开放的不断扩大和深入，对外经济交流和民、商事活动日益频繁，涉外公证的需求量将大幅增加，这就要求我们从事涉外公证工作的公证员不断提高自身素质，加强理论业务学习，严格履行办证程序，做好每一个环节，对于不符合条件、弄虚作假的不能出证，真正确保高质量地办好每一件涉外公证业务。